隐私政策

本政策说明优迪比物流（上海）有限公司（以下简称“UDB”或“我们”）如何在物流及相关服务中处理个人信息，以及个人如何联系我们并行使权利。我们依据中国内地适用的个人信息保护规定，并结合小型个人信息处理者的简化措施履行相应义务。

1. 适用范围

本政策适用于客户对接、订舱、运输文件、操作协调、异常及索赔处理、开票付款、业务通信、合规核验、航空货物安保、客户支持，以及相关网站和系统使用中的个人信息处理。

特定门户或服务另有专门告知的，应在相应处理前提供；专门告知不免除 UDB 自身义务，也不表示尚未提供的门户政策或数据处理附件已经生效。

2. 处理角色

UDB 自主决定处理目的和方式时，作为个人信息处理者承担责任；按照客户合法委托处理信息时，依实际委托和法律承担受托处理义务。角色按具体活动确定，不因资料来自客户就将全部处理视为受托处理。

委托处理应明确目的、期限、方式、信息种类及保护责任，不得超出合法委托使用信息。其他使用 UDB 品牌的公司不自动与上海公司视为同一处理主体。

3. 个人信息种类

我们仅在相关业务确有需要时处理以下信息：

（1）联系与账户资料：姓名、职务、业务邮箱、电话和必要的授权信息；

（2）运输与单证资料：发货人、收货人、通知方的联系信息、地址，以及与个人有关的运单、订舱、发票、装箱单和货物资料；

（3）合规资料：依法需要的身份核验、进出口批准、航空货物安保及相关证明；

（4）业务通信：邮件、业务消息、工单和实际形成的联系记录；

（5）技术资料：IP 地址、浏览器或设备请求信息、访问时间、访问地址及必要的运行和安全日志。使用 Tracking 时，输入的参考编号可能进入页面地址及相应访问记录。

网站当前不使用 Google Tag Manager、Google Analytics 等 Google 标签管理或分析工具。法律与合规中心不使用追踪 Cookie。阿里云 ESA 的 acw_tc、cdn_sec_tc 安全 Cookie 用于识别会话并辅助防范攻击，浏览器端有效期约为1小时，不代表服务器日志或备份的保存期限。我们不将这些安全 Cookie 用于广告或营销画像。

请勿提交与业务无关的敏感个人信息。确需处理敏感个人信息时，我们应说明必要性及对个人权益的影响，采取严格保护措施，并依法履行单独同意等要求。涉及不满十四周岁未成年人信息的，应依法取得监护人同意并适用专门保护规则。

4. 信息来源

信息主要来自客户及合作方提供的业务指示和文件、参与运输的承运人及操作服务方、依法提供信息的机关或官方系统，以及合理范围内使用的合法公开来源。

客户提供他人信息时，应具备合法依据并履行相应告知义务；UDB 仍应履行自身职责。公开可见的信息不因此可以被无限收集、传播或用于无关目的。

5. 处理目的与依据

我们通过接收、记录、保存、核验、必要传递和删除等方式处理信息，用于提供物流服务、发送业务更新、处理异常和索赔、履行监管与安全要求、管理账单及会计记录、防范欺诈、维护系统安全和处理相关争议。

处理应具有个人同意、履行个人作为一方当事人的合同所必需、履行法定义务或其他适用法律依据。个人充分知情后为获取服务自愿提供必要信息的，我们按已说明的范围处理；依法需要单独或书面同意的，仍应履行相应要求。

我们不将无关推广、画像等非必要处理与基本服务捆绑。拒绝非必要处理不影响不依赖该信息的服务；缺少具体服务必需信息时，我们应说明实际影响，不扩大为拒绝全部服务。仅浏览网站不构成对所有处理的概括同意。

6. 信息提供与委托处理

为执行具体业务，我们可在必要范围内向承运人、地面操作、道路运输、仓储及安保服务方，支持托管、通信、安全和业务管理的服务商，依法有权接收的机关，以及必要的法律或会计顾问提供相关信息。

网站使用阿里云 ESA 提供页面交付和安全防护，公司邮箱使用阿里云中国内地版企业邮箱。选择企业微信或微信客服入口后，将进入相应第三方服务；打开入口与登录、发送消息是不同场景。您也可直接通过邮箱联系我们。

对委托处理，我们应约定处理范围和保护责任并依法监督；向独立决定目的和方式的其他处理者提供信息时，应在提供前通过适用清单、业务邮件或该票通知，告知依法要求的接收方名称、联系方式、目的、方式和信息种类，并履行适用的单独同意等要求。不得以笼统的“合作伙伴”替代具体场景依法应提供的信息。

我们仅提供目的所必需的信息。外国司法或执法机构要求提供存储于中国内地的个人信息时，应按中国法律及适用批准程序办理。

7. 跨境处理

国际物流可能涉及境外承运人、操作方、信息接收方或远程访问。使用中国内地版邮箱不表示所有后续处理和访问均位于中国内地。

发生跨境提供时，我们应依法告知境外接收方、联系方式、处理目的、方式、信息种类及个人行使权利的途径，并履行适用的同意和保护义务。符合小型个人信息处理者相关豁免条件的，依法免予办理数据出境安全评估、个人信息标准合同或认证；其他情形按实际适用要求办理，不重复办理依法免予的程序。

我们应采取与具体处理相适应的合同、权限及安全措施。跨境物流的性质本身不构成对任何用途、任何接收方的无限授权。

8. 保存期限

我们按信息用途确定保存期限，原则上不超过实现目的所需的最短时间：

（1）咨询和未形成订单的业务对接资料：自收到起保存至请求处理及相关磋商结束；不再需要且无具体争议或法定保存要求时，删除或匿名化。

（2）订单、运输和操作资料：在履约及结算期间保存；完成后，仅为适用的法定保存义务、必要履约凭证或具体争议继续保留相关部分，在保存事由消失且适用期限届满后删除或匿名化。

（3）会计及依法要求保存的记录：自适用规则规定的起算时间保存至相应法定期限届满；存在依法应继续保存的事项时，仅保留必要部分。

（4）争议和索赔资料：保存至相关争议、履行及依法保全权利所需事项结束，并满足适用保存要求后删除或匿名化。

（5）技术和安全记录：自形成起，仅在运行维护、安全防护、故障或事件处理及适用法定保存要求所需期间内保存；相关需要消失且法定期限届满后删除或匿名化。浏览器安全 Cookie 的期限见第3节。

客户通过公司邮箱提交的业务资料，收到后使用阿里云中国内地版企业邮箱保存，并由公司负责人处理。邮件及附件按其内容适用上述规则，不因存于邮箱或备份中而无限期保留。

需要删除的信息，如法定保存期限尚未届满或删除在技术上确有困难，应依法停止除存储和必要安全保护之外的处理。本政策不表示所有信息均已设置同一自动删除周期。

9. 信息安全

UDB 应采取与处理风险相适应的访问权限、保密、文件管理、安全通信及其他保护措施，防止未经授权的访问、泄露、篡改或丢失。使用服务商不免除 UDB 自身应承担的责任。

发生或者可能发生个人信息泄露、篡改、丢失等安全事件时，UDB 应立即采取补救和风险控制措施，并依法通知履行个人信息保护职责的部门及受影响个人。通知应包括涉及的信息种类、事件原因、可能造成的危害、已经采取的补救措施、个人可以采取的减轻危害措施及联系途径。依法可以不通知个人的，依其条件处理；不得将针对个人通知的例外当然扩大为免除向主管部门通知的义务。

10. 个人权利

在适用法律规定范围内，您可申请查阅、复制、更正、补充、删除个人信息，限制或拒绝处理、撤回同意、要求解释说明，以及在符合条件时转移信息或注销相关账户。

请通过 dpo@udb.sh.cn 提出申请，由公司负责人直接接收并负责处理。我们可核验与请求相称的身份或授权资料，不要求明显不必要的证件或无关信息。受托处理场景下，我们应依法提供必要协助。

我们应及时受理，说明处理结果或不能全部满足请求的具体原因，不设置不合理障碍；已经适用的更短答复承诺不被延长。依法需要保留某些记录，不当然排除查阅、复制或更正。撤回同意不影响撤回前的合法处理。

您可依法投诉、举报或向人民法院主张权利。行使个人信息权利不构成放弃已有的服务或赔偿权益，物流索赔的内部期限不直接适用于个人信息权利申请。

11. 政策更新

我们可更新本政策，并标明版本和更新日期，依法告知相关变化。改变处理目的、方式或其他依法需要重新同意的事项时，应履行相应程序，不以继续浏览或单方面替换文本代替必要同意。

网页和 PDF 应保持一致。更新不得排除个人的法定权利，也不得通过替换文件单方面减少已经承担的保护义务和客户保障。

12. 联系我们

个人信息处理、权利申请或投诉，请联系：
优迪比物流（上海）有限公司
受理人：公司负责人
电子邮箱：dpo@udb.sh.cn

初次申请请说明事项及便于联系的方式，无需提交无关敏感资料。具体货物索赔仍可发送至 claims@udb.sh.cn；隐私申请不以先完成货物索赔程序为条件。